ビジネス文章サンプル書き方マナー作成例文

ビジネス文書挨拶文

ビジネス文書の挨拶文を書く場合で多いのは、異動の挨拶と季節の挨拶かと思います。ビジネス文書には一定のルールがありますから、挨拶文といってもキチンと書くことを心がけて下さい。

特にそれが社外文書である場合には、会社の信用にもかかわる大事な文書ですから、基本ルールに則ってビジネス文書を作成することが重要です。

異同の挨拶文については、組織の変更や社長の新任・退任や取締役の転勤など、役員の人事異動に伴う挨拶文と社員の人事異動や転勤・転職・退職などに伴う挨拶文があります。

挨拶文の基本ルールには若干の違いがありますので、注意して挨拶文を作成する必要があります。役員の異動を通知する挨拶文は、取引先や同業者や顧客に対して書くことになります。

従って、礼儀を重んじた格式の高い表現が求められるわけです。これに対して社員の異動についての挨拶文は、取引先だけではなく、友人・知人をも含めた広い範囲が対象となりますから、一定の格式を保ちながらも、親しみを込めた挨拶文になることが一般的です。

どちらの挨拶文章の場合も文章の基本構成としては、頭語と時候の挨拶と要件を簡潔に述べることと今後の支援のお願いが入り、最後に結語という流れになります。

異なる点は組織変更の場合は要件については、いつの株主総会、取締役会で決議されたか、どういった目的で変更されたかなどを簡潔に書くことが必要です。

また、変更内容を新旧対比できるようにわかりやすく表記します。組織が複雑である場合は、図や一覧表を別紙添付とする場合も多いようです。

社長の退任や就任や役員の異動の場合は、後任者の紹介や新役員の抱負や決意表明が要件のあとに続きます。決意表明は要件のあとなので注意して下さい。社員の異動の場合は、要件に続いて今までの支援に対する感謝の気持ちも述べます。

今後の仕事や生活のことが決まっているならば、それについて簡単に述べることも普通です。退職の場合は、不要な心配をかけないためにも「円満退職により」「定年退職により」などの説明も付け加えることが望ましいでしょう。

組織変更、役員の異動のどちらの場合も、頭語としては「拝啓」より丁寧な「謹啓」を使う場合が多いようです。この時の結語は「謹白」となります。

社員の異動については、親しい人に出すことが多いと思われますので、何か手書きの一言を付け加えるのも良いでしょう。